Niederschriften dienen der Dokumentation während der Wahlvorbereitung, -handlung und -ergebnisfeststellung getroffener Feststellungen, Entscheidungen und Vorkommnisse. Sie müssen nach der Wahl eine bestimmte Zeit sicher aufbewahrt werden, um eventuelle Wahlanfechtungen aufklären zu können.
Über Sitzungen der Wahlausschüsse, z. B. zur Zulassung der Wahlvorschläge, sind Niederschriften anzufertigen.
Die Wahlvorstände in den Wahlbezirken fertigen am Wahltag ebenfalls eine Niederschrift über den Verlauf der Wahlhandlung und der Auszählung an.
In der jeweiligen Wahlordnung ist geregelt, welchen Inhalt eine Niederschrift haben muss, meist gibt es auch ein Muster.
Die Niederschriften sind von den jeweils Beteiligten (Mitglieder der Wahlausschüsse, Schriftführung, Wahlvorstände) zu unterzeichnen.